Consejos sencillos para aumentar tu productividad

1. Gestión eficiente de las reuniones

Una agenda llena de reuniones no es sinónimo de productividad. Muchas veces se agendan para discutir nimiedades que podrían solucionarse de una manera más directa. Otras terminan sin llegar a ninguna conclusión y, a veces, ni siquiera acuden los principales interesados. En ocasiones, las reuniones solo sirven para perder el tiempo. La mejor solución para evitarlo es confirmar la asistencia previa y seguir el modelo rapid. La presidenta de Be-Up, Pilar Jericó, explica que mediante esta técnica “cada persona tiene su role definido dentro de la reunión y no se convoca si no está el decisor”. Otra figura que no puede faltar es el time keeper, una persona encargada de vigilar el tiempo de intervención y la participación.

2. Comunicación por correo electrónico

Las bandejas de entrada echan humo. Cada mañana al llegar a la oficina te esperan decenas de correos para desayunar con el café, pero al final muchos acaban en la papelera de reciclaje. Otros avisan de reuniones y llevan adjuntos documentos de 100 páginas que leer antes del día y la hora fijada. La realidad es bien sabida: vistazo rápido por encima y a por el siguiente mail. Pilar Jericó, de Be-Up, recomienda “mandar un informeejecutivo breve, de dos o tres páginas, que se pueda ver a golpe de vista, sobre todo en los ámbitos financiero o de ingeniería”. Irene Carbonell, consultora de la misma empresa, añade que “los códigos para indicar el asunto deben ir más allá de la exclamación y el asunto del tema debe ser muy resumido”. La finalidad no es otra que ahorrar tiempo en la comunicación.

3. Descanso y relax

Un empleado productivo no es el que trabaja mucho y sin descanso, sino el que administra bien el tiempo y sabe desconectar unos minutos. Después de varias horas de trabajo, el cerebro se satura y no está de más darle un respiro, levantar la cabeza de la pantalla, tomarse un café o dar un pequeño paseo. “Los pequeños descansos ayudan a la mente a ser más creativa”, apuntan desde Be-Up.

4. Evitar las distracciones

El trabajador multitask ha demostrado no ser tan eficiente como parece. Su mente está dispersa en varias actividades y le cuesta más centrarse. De hecho, cada vez que hay una multitarea, la productividad se reduce en un 30%. Otras manías como mirar continuamente el correo o el móvil tampoco ayudan a ser eficiente en el trabajo. La presidenta de Be-Up cita algunas tendencias como el mindfulness para ayudar a focalizar la atención. “Fijas la atención y la energía en lo que tienes cerca, no en mil cosas a la vez”, explica Pilar Jericó. Jericó también zanja el debate sobre si las aplicaciones tecnológicas distraen. “A mí, personalmente me ayudan, son una herramienta, pero el problema está en el uso que se dé”, comenta.

5. Hábitos, pero no rutinas

Los hábitos ahorran tiempo y energía. La organización ayuda  a seguir determinados patrones que evitan, en la manera de lo posible, los contratiempos. Sin embargo, la consultora de Be-Up, Irene Carbonell, recuerda la otra cara de la moneda: “la tarea rutinaria suele ser poco motivadora”. Pero no hay nada que una buena dosis de creatividad no pueda curar. Los días de trabajo a menudo son muy parecidos y depende de uno mismo darles otro enfoque. “Para ser creativo hay que salir de la zona de confort, desarrollar la curiosidad, leer cosas de otros ámbitos e interactuar con gente de otros campos”, concluye Pilar Jericó.

6. La eficiencia merece un premio

Tanto Jericó como Carbonell coinciden en que “siempre se premian los resultados pero no la eficiencia”.  La cultura del más es mejor sigue vigente y deja en segundo plano a los que hacen más en menos tiempo. En este sentido, las dos coaches de Be-Up ponen de ejemplo a los trabajadores a media jornada que “son más productivos y tienen una gestión del  tiempo más afilada”, aunque no suelen recibir felicitaciones por su trabajo.

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